Pour une entreprise, optimiser sa stratégie d’achat est l’un des points-clés pour développer sa productivité, étendre son champ d’action, maximiser sa visibilité et tout simplement grandir. L’amélioration des processus achats permet notamment une réduction drastique des coûts et donc une réorientation vers des missions plus qualitatives pour la croissance de l’entreprise. Quels sont les axes à suivre afin d’optimiser sa stratégie achats ?
Développer la relation fournisseurs
Une meilleure stratégie des achats d’une entreprise passe notamment par l’optimisation de la relation avec les fournisseurs. La relation fournisseur-entreprise cliente doit s’installer sur un modèle gagnant-gagnant et pouvoir procurer des avantages aux deux parties.
Le lancement d’appels d’offres permettra également de mettre en concurrence les fournisseurs et d’obtenir un meilleur rapport qualité/prix sur ses achats. Pour des résultats positifs et durables, la mise en place de cahiers des charges, d’accords de confidentialité mais aussi de pénalités sont indispensables.
Implémenter des solutions digitales
Le traitement administratif des achats, et notamment la facturation manuelle, représentent des heures de travail et constituent un vrai gouffre financier pour l’entreprise. C’est pourquoi le passage à des solutions digitales fait également partie des axes d’évolution indispensables pour les compagnies souhaitant optimiser leurs processus achats.
Là où une gestion majoritairement manuelle des achats nécessite la mobilisation d’un grand nombre d’employés, les processus achats numériques permettent de réduire les effectifs et donc de rediriger les équipes vers des postes plus stratégiques pour l’entreprise.
Le système P2P fait notamment partie des solutions digitales incontournables à mettre en place aujourd’hui pour gérer ses processus achats. De la recherche des produits/services en ligne jusqu’à la facturation et au paiement, en passant par l’émission des bons de commande, tout est traité numériquement via un système informatique de gestion intégrée. Toutes les étapes d’approvisionnement sont ainsi automatisées, le processus général d’achat simplifié et les risques d’erreurs de traitement éliminés.
L’e-procurement : la solution pour les achats B2B
Au sein du système P2P s’intègre la solution e-procurement. Cet outil numérique met à disposition des entreprises des plateformes et documents digitaux permettant de simplifier et centraliser l’ensemble du processus d’approvisionnement. L’e-procurement concerne uniquement les achats entre entreprises (Business-to-business ou B2B).
La solution e-procurement peut se résumer en 3 étapes majeures :
- Sélection des produits et demande d’achat :
Grâce à l’e-procurement, les entreprises disposent d’outils numériques tels que des catalogues en ligne permettant de visualiser l’ensemble de l’offre du fournisseur et de sélectionner les produits ou services souhaités. Ce type de plateforme digitale peut aussi se présenter sous la forme de punch-out ou de site marchand. Une fois le panier achat validé, la demande d’achat est intégrée au service informatique de l’entreprise et transmise automatiquement au manager chargée de la validation.
- Validation et envoi de la commande :
La demande d’achat, une fois validée par le service concerné, se transforme en bon de commande. Ce document numérique généré automatiquement est reçu par le système achat du fournisseur et déclenche la préparation de la commande et de la livraison.
- Facturation et paiement :
L’entreprise acheteuse reçoit une facture dématérialisée de la part du fournisseur. La facture est automatiquement rapprochée du bon de commande correspondant et le système de gestion intégré génère alors le paiement.
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