Au sein d’une entreprise, il est vital de pouvoir se déplacer lorsqu’un besoin client est exprimé. A ce titre, et si le budget le permet, il est inévitable de prendre l’avion lorsque cela est le plus pratique. Même si les règles budgétaires des entreprises en matière de voyage ont été durcies dans la quasi-totalité des entreprises, le voyage d’affaires fait partie intégrante de la vie des entreprises, grandes comme petites, notamment pour celles qui officient à l’export.
Une récente étude menée par un cabinet spécialisé en gestion des notes de frais nous en apprend plus sur les déplacements professionnels des hommes d’affaires. Pour les besoins et le sérieux de cette étude, plus de 400 voyagistes d’affaires ont été consultés.
Des déplacements réguliers mais avec moins de temps de préparation
L’heure est à la réactivité ! En effet, selon cette étude, le nombre de jours de déplacements est équivalent d’une année sur l’autre depuis 2010, mais le délai de préparation est quant à lui de plus en plus court. Cela indique clairement que les voyages sont de moins en moins planifiés sur l’année ou tout au moins sur le semestre. Bien sûr, les salons et autres colloques dont les dates sont fixes peuvent être facilement planifiables, mais cela n’est pas le cas pour les voyages « Clients ».
Egalement, nous apprenons que dans le cadre de 6 voyages sur 10, toutes les dépenses sont prédéfinies au sein d’une politique « Voyage » précise, et ce, même si 15 % des voyageurs définissent leurs dépenses seuls. Heureusement, 1 voyageur sur 4 dispose d’une marge d’erreur ou plutôt d’une latitude pour sortir de la politique « Voyage » définie par l’entreprise. Cela peut aller de la consommation d’alcool avec le client à l’ajout d’invités lors d’un dîner ou d’un déjeuner.
Les entreprises de plus de 1 000 employés plus concernées
Sans grande surprise, 7 voyages sur 10 sont organisés au sein d’entreprises comptant plus de 1 000 employés. Tous ces leviers sont mécaniques, plus il y a de salariés de compétences différentes, plus il y a de chances que des déplacements interviennent (et pas seulement pour les commerciaux). Autre point clé relatif à la préparation du voyage, dans seulement 1 cas sur 2 le professionnel va être aidé pour préparer son voyage. Il devra donc faire preuve d’efficacité pour planifier son voyage (billet d’avion, hôtel, liste des visites à réaliser, préparation des présentations clients, etc…) tout en gérant les affaires courantes.
En somme, les voyages d’affaires continuent d’être indispensables. Les budgets n’ont pas été autant touchés par la crise, et, selon les entreprises, la préparation peut être différente. En tout cas, les règles de politique « Voyage » sont indispensables pour éviter tout débordement. Sans être trop strictes, les entreprises veulent faire preuve de fermeté pour ne pas être en situation délicate avec un salarié.
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