Avec une bonne organisation, l’archivage et le classement de documents peuvent s’avérer moins périlleux que prévu. Quelques idées pour gagner du temps.
C’est rarement le côté le plus sympa dans un travail, mais bon, puisqu’il faut bien passer par là, autant limiter la pénibilité. De quoi parle-t-on ? De l’archivage, du classement, du rangement de documents… Pas une partie de plaisir à l’origine, on l’a dit, mais tout bonnement indispensable. Si la procédure est claire, explicite et connue de tous, la tâche en sortira grandement facilitée. Les axes à cibler ?
L’identification des dossiers, via des étiquettes par exemple ; l’organisation des lieux de stockage ; les outils de rangement classiques, genre boîtes, cartons etc ; la nomination d’un responsable-archives. Bref, tout doit être fait dans le but de simplifier une mission à la base plutôt complexe. A noter enfin que détenir une salle spéciale « cartons d’archives », une armoire à chaque étage et un index simple et efficace en ligne peut également donner un sacré coup de main.