Externaliser la gestion de la messagerie professionnelle de votre entreprise

La messagerie est au cœur du fonctionnement de votre structure que vous soyez institutionnel ou entreprise du secteur privé. Elle se doit ainsi d’être performante, puissante mais également sécurisée. Se pose alors la question pour le département informatique de sa gestion en interne ou l’orientation vers une solution de messagerie hébergée chez un prestataire.

Les raisons de l’externalisation

En tant que responsable informatique ou DSI, vous devez d’abord lister les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin au travers d’un cahier des charges qui regroupera vos demandes en termes de prix, complexité technique, services demandés… A partir de là, vous pourrez ainsi comparer l’hébergement en local VS une messagerie externalisée :

•    Combien vous coûtera un serveur physique en local ? Sera-t-il sécurisé ? Quelle ressource prendra en charge la gestion des mises à jour ? A combien est estimé le coût de maintenance ? Disposez-vous d’un accès internet performant (de type fibre par exemple) ? Avez-vous une solution de backup si votre serveur de messagerie ne fonctionne plus ?

•    Et si vous externalisez : quel tarif par boite aux lettres me coûtera mon abonnement Exchange ? Y-a-t-il un risque dans la migration ? Est-elle automatisée ? Est-elle coûteuse ? La maintenance est-elle comprise ? Y-a-t-il un service support ? La confidentialité des données est-elle préservée ?

Bien souvent, la solution de l’externalisation est retenue pour diverses raisons :
•    Les mises à jour sont effectuées par le prestataire
•    La maintenance des infrastructures est prise en charge
•    La garantie de service est certifiée via des SLA clairs
•    La gestion de la messagerie est réalisée par un prestataire spécialisé
•    La sécurité de la messagerie est garantie via des solutions anti-spam, anti-virus mais également de double authentification.

Quel logiciel de messagerie choisir ?

La disponibilité de service et les SLA sont fondamentaux dans votre choix de messagerie. Mais ils ne sont pas les seuls : la garantie de disponibilité (au moins 99,99%), la réversibilité des données mais également la localisation de celles-ci sont des critères à étudier, spécifiquement si vous décidez d’exploiter une solution de messagerie de type Saas (logiciel accessible directement en ligne).  
Bien souvent, trois solutions de messagerie sont offertes aux entreprises :
–    La messagerie Exchange 2013 Microsoft (la version 2016 est sortie)
–    Zimbra
–    Gmail for Work

La localisation des données

Si vos données sont hébergées directement chez Microsoft ou Google,  vous vous heurtez à la problématique de la confidentialité des données qui ne sont pas hébergées en France. Si cela est une notion importante pour vous (si vous êtes une collectivité locale par exemple), préférez alors un hébergeur local dont les centres de données sont hébergés en France (comme Openhost, par exemple, ou encore Vtx si vous êtes localisés en Suisse). Vous privilégiez en plus la proximité avec votre prestataire.

La migration de messagerie

Ensuite, si les données de messagerie sont hébergées en local (sur vos serveurs), assurez-vous de bénéficier d’une prise en charge de migration de vos données de messagerie afin d’éviter la perte de données. Des outils existent et permettent d’automatiser le processus de migration, tel que MigrationWiz pour Exchange. Cet outil permet de conserver votre arborescence de compte et d’effectuer une migration incrémentielle de vos données.

Les fonctionnalités de messagerie

Les offres de messagerie proposent désormais des fonctionnalités de collaboration assez développées (partage de contacts internes et externes, calendrier…). Et l’accès en mobilité est bien évidemment intégré (téléphone/tablette) dans une logique de plus en plus forte de BYOD. L’imbrication est de plus en plus forte avec des services associés tels que SharePoint, ou OneDrive de Microsoft, mais aussi les réseaux sociaux internes (RSE) ou externes. Autre point important : le volume d’envoi et de stockage de votre messagerie : de combien est sa capacité ? Jusqu’à 50 Go de stockage pour Exchange vs 30 Go d’espace de stockage pour Gmail for Work à titre d’exemple.

La sécurité de la messagerie

Autre critère important : la sécurité. La solution propose-t-elle un anti-virus et un anti-spam ? Prévoit-elle une option d’authentification forte ? Face aux défis sécuritaires informatiques actuels, il est important d’équiper vos structures IT d’une solution performante.