Entré en vigueur depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données va bouleverser l’organisation globale des entreprises, quelle qu’en soit la taille. Ces nouvelles règles peuvent apparaître comme des contraintes pour les PME. Cependant, pour éviter une sanction financière, il est nécessaire de se mettre en conformité.
La mise en conformité RGPD : quelles sont les étapes à suivre pour les PME ?
Pour se conformer au RGPD PME, il est essentiel de procéder étape par étape. La nomination d’un DPO ou Data Protection Office constitue la première phase. Cette personne sera chargée de la gestion du traitement des données à caractère personnel dans l’organisation de l’entreprise. Son objectif consiste à s’assurer que la structure respecte les obligations du RGPD. Aussi, il définira les différentes actions à mener pour une bonne conduite de la stratégie. L’étape suivante consiste à réaliser une étude d’impact. Pour ce faire, il est nécessaire de créer un registre de traitement pour déterminer les actions à entreprendre et respecter les obligations du règlement.
Il est plus judicieux de privilégier les actions en fonction des risques que font peser les traitements sur les libertés, et les droits des individus concernés. Il faudra également mettre à jour régulièrement le système informatique afin de mieux sécuriser les données. Il est aussi recommandé de mettre en place des précautions juridiques dans le processus de traitement des données. Cela permet d’éviter tout problème éventuel tel que la fuite des informations. Par ailleurs, cette analyse d’impact est obligatoire pour les traitements susceptibles de générer des risques élevés pour les droits et les libertés des utilisateurs concernés.
L’importance de se faire accompagner par un pro dans les différentes démarches
Pour accompagner une PME dans la mise en conformité au RGPD, le recours à l’expertise d’un professionnel dans le domaine est de mise. Il réalisera un audit de l’organisation entière de la société afin d’en maîtriser le fonctionnement. Cette démarche est également indispensable afin d’apporter une solution sur-mesure et adaptée au cas de chaque entité. Concrètement, l’expert va identifier toutes les étapes de mise en conformité RGPD de l’entreprise en question. Bien sûr, il ne s’agit pas de tout refaire, mais de modifier certaines démarches si cela est utile.
Aussi, il est à même d’identifier les risques et de prioriser les actions correctives à établir. Cette étape est importante afin d’obtenir le calendrier de mise en conformité auquel il faudra s’en tenir. La mission de l’intervenant consiste également à faciliter le changement grâce à des outils et des formations spécifiques. Ainsi, chaque collaborateur se sentira impliqué et voudra faire partie de la nouvelle aventure.
Ce professionnel peut aider les petites et moyennes entreprises à désigner leur DPO en interne ou en externe, afin de leur simplifier les procédures.
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