Quels sont les éléments importants à retrouver sur les notes de frais ?

La rédaction des notes de frais répond à un formalisme précis et rigoureux. Cela permet de fournir au service comptable un justificatif de bon aloi des dépenses en tous genres effectuées dans le cadre de l’exercice des activités professionnelles. Une chose est certaine, c’est le respect des règles de rédaction en la matière qui garantit aux salariés le paiement ou le remboursement des frais engagés.

Découvrez ici les informations qui doivent être mentionnées sur les différentes notes de frais.

Les éléments justificatifs sur une note de frais ordinaire

Il n’est pas évident pour toute personne étrangère aux notions de comptabilité de savoir comment faire une note de frais. De façon classique, elle est rédigée sur papier ou au travers d’une application numérique. Elle comporte notamment la date et le descriptif de la dépense, la TVA et le nom du fournisseur de la prestation. Bien entendu, toutes les dépenses ne sont pas sujettes à la TVA. Il existe également des notes de frais sur lesquels on retrouve l’identité du salarié et le nom de l’entreprise.

La rédaction des notes de frais : quelques cas particuliers

Les frais d’hébergement, les frais de transport, les frais de repas et les frais kilométriques sont autant de notes de frais aux formes et aux fonds aussi divers les uns que les autres.

Les notes de frais de transport et les frais kilométriques

Lorsque le salarié d’une entreprise effectue des déplacements afin d’accomplir des missions pour le compte de son entreprise, il est tenu de fournir au service comptable une note de frais. Il s’agit notamment du billet de transport, des frais de carburant et des frais de péage.

En revanche, les frais kilométriques sont exigés lorsque le personnel d’une entreprise se déplace à ses propres frais à bord de son propre véhicule. La rédaction d’une note de frais kilométriques doit comporter des informations précises telles que le lieu de la mission. Les autres informations sont relatives au motif professionnel du trajet, à la puissance fiscale du véhicule, au nombre de kilomètres effectué. Bien entendu, le comptable exige de la part du collaborateur la fourniture de la carte grise du véhicule utilisé.

Les frais de repas et les frais d’hébergement

Les frais de repas font partie des dépenses habituelles engagées par les employés des entreprises. Ces frais sont entièrement remboursés par l’entreprise si l’employé apporte la preuve de la dépense effectuée. Pour cela, il doit fournir une note de frais repas comportant le nom de l’invité, le nom de l’entreprise, la fonction de l’invité et les noms des collègues qui ont accompagné le salarié. En ce qui concerne les frais d’hébergement, ils doivent expressément relater la catégorie de la chambre, les frais de nuitées et les éventuels frais annexes.